Vuosijuhla
Vuosijuhla on arvokas ja tärkeä tilaisuus, jossa juhlistetaan tutkinto-ohjelmaa yhdessä tutkinnon opiskelijoiden ja valmentajien kanssa. Olen ollut mukana verkostoissa oppimisen ja osaamisen tutkinto-ohjelman vuosijuhlaprojektissa ja sen tarkoituksena oli järjestää vuosijuhla syksyllä -24 ja näin ollen samalla jatkaa viime vuonna 2023 alkanutta perinnettä. Vuosijuhlaprojekti on alkanut tammikuussa -24 ja se saadaan päätökseen perjantaina 25.10.2024 asti, jolloin juhla pidettiin. Juhla järjestettiin Hatanpään kartanolla. Tavoitteenamme oli järjestää onnistunut tapahtuma, joka palvelee tutkinnossa opiskelevia ja lisää yhteisöllisyyttä vetolaisten keskuudessa.
Keväällä -24 tiimin tavoitteena oli löytää vuosijuhlille sitä palveleva juhlallinen tila sekä aloitettiin juhlan markkinointi.Tavoitteissa pysyttiin ja tästä lähtökohdasta oli helppo jatkaa syksyyn ja konkreettisesti tapahtuman järjestämiseen. Oma roolini projektissa muuttui projektin alkamisen jälkeen, sillä hyppäsin projektitiimissä markkinointi -tiimiin toisen projektijäsenen jättäydyttyä projektista pois. Markkinoinnissa oma roolini oli pääasiassa julkaisujen teko sekä päivitys VETO-kerhon instagramiin.
Syksy
Kesän ajan projektiryhmä piti taukoa, mutta alkusyksystä työt jatkuivat täydellä teholla. Suunnittelimme juhlan ohjelmaa, kartoitimme esiintyjiä ja markkinoimme tapahtumaa aktiivisesti opiskelijoille, valmentajille, yhteistyökumppaneille sekä Tampereen ammattikorkeakoulun ainejärjestöjen edustajille.
Oma roolini oli pitäytyä markkinoinnin parissa, sillä harjoittelun vuoksi en tahtonut ottaa itselleni isompaa roolia projektissa. Mielestäni tämä onnistui, sillä sain markkinoinnin hoidettua aikaa priorisoimalla. Markkinointia olisi kuitenkin tukenut se, että sen rinnalle oltaisiin rakennettu täsmällinen markkinointisuunnitelma sekä somekalenteri. Koska kyseessä ei ollut perinteinen istuva illallinen, vuosijuhlan käytännöt herättivät kohderyhmässä ihmetystä, täysin syystä ja luonnollisesti. Tämän vuoksi markkinoinnissa oli tärkeää kiinnittää huomiota siihen, millaisen kuvan kohderyhmä saa tulevista vuosijuhlista. Ennen juhlaa jouduimme projektitiimimme kesken myös pohtimaan, saadaanko juhlaa järjestettyä sen vähäisen lippumenekin vuoksi. Kyseessä oli suurimman budjetin omaava projekti, jonkalaisessa kukaan projektitiimistämme oli aikaisemmin ollut mukana, joten rahahuolet eivät jättäneet meitä tiiminä rauhaan. Onneksi lippumenekki nousi korkealle juhlien lähentyessä ja näin ollen saatiin rahoitettua budjetinmukaiset juhlat tutkinnollemme.
Juhla huipentui Hatanpään kartanolla perjantaina 25.10.2024. Mutkista huolimatta, paikalle saatiin 94 päinen juhlaa odottanut joukko iltaa viettämään. Kartanolle oli järjestetty oma kuvaushuone, jossa vieraat saivat otattaa itsestään muistoja upeasta illasta. Lisäksi jokaisesta vuosikurssista otettiin perinteinen luokkakuva. Illan musiikista vastasi muusikko Jan-Markus Nyman, joka viihdytti vieraita omalla tuotannollaan sekä tanssitti juhlakansaa suosittujen hittien tahdissa. Tunnelma oli katossa, kun lähes 100 juhlijaa valtasi tanssilattian.
Jään muistelemaan vuosijuhlaa lämpimin mielin. Kannan sen antamia oppeja niin projektinhallinnan näkökulmasta kuin omasta henkilökohtaisen kasvun näkökulmasta. Opin delegoimisen tärkeydestä ja siitä, miten tärkeää on, että tämän kokoluokan kokoisissa projekteissa koko tiimi puhaltaa yhteiseen hiileen. En lähtenyt projektista tyhjin käsin, sillä opin myös, miten tärkeää on riskienhallinta ja se, että mahdollisia riskejä pohditaan aivan projektin alusta alkaen.